Cara Membuat Surat Mail Merge di Word

Cara mudah membuat surat dengan mail merge dapat mengurangi kesalahan dan menghindari dari kelupaan. Mail merge bisa menggabungkan beberapa surat berdasarkan satu sumber data.

Bagi yang sibuk dalam tugas ngurus surat keluar? Gunakan format ini untuk mudah dalam bekerja. Mengurangi beban waktu, cepat proses surat untuk di kirim kepada alamat yang di tuju.

Mamfaat Membuat Surat Mail Merge

Microsoft Word tersedia fasilitas yang mudah dalam bekerja. Gunakan fasilitas itu demi kelancaran pekerjaan yang dapat menautkan satu file surat dengan satu sumber data.

Walaupun banyak macam format dan bentuk surat? Tetap dalam tata naskah persuratan memiliki tanggal, nomor surat, perihal dan tujuan surat.

Bukan saja surat, mail merge bermamfaat juga untuk mencetak Amplop dengan tujuan yang berbeda.

Juga bisa untuk mencetak Sertifikat yang menampilkan banyak indentitas peserta.

Baca juga Cara membuat rumus sertifikat dan cara membuat rumus amplop honor

Tidak perlu buat banyak file dengan judul yang beda, cukup satu file berisi banyak macam type surat dengan satu data.

Menghindari kesalahan dan kelupaan

Membuat Surat dengan Mail Merge dapat terhindar dari kesalahan. Kesalahan yang sering dijumpai adalah salah tulisan karena selalu ketik kata yang baru sebab dari mengedit data pada surat yang lama.

Juga sering salah pada saat lupa merubah kode surat, hari atau tanggal. Biasanya kita sering fokus pada isi dan tujuan, akibat dari itu bisa terjadi lupa rubah data yang lama.

Memiliki satu data lebih baik karena sangat mudah di kontrol. Satu data yang dimaksud adalah membuat sebuah table data yang mencakup beberapa kandungan di setiap surat.

Antara lain adalah No dan Kode Surat, Tanggal, Lampiran, Perihal, Kepada dan Uraian dari isi.

Baca juga
Cara Membuat Rumus Foto di Excel
Merubah angka menjadi Huruf Romawi
Cara Otomatis Merubah Teks atau Angka di Excel

2 cara tempat membuat table data dengan satu file surat

1. Membuat Data dan Surat Mail Merge di Microsoft Word

Langkah awal adalah surat. Sebagai contoh, buat dua surat di Microsoft word dalam satu file, dua surat berarti dua halaman.

Ini contoh untuk surat Undangan Menghadari

Surat Undangan Mail Merge

Selanjutnya membuat sebuah table data.

Buat table data di Microsoft Word pada file kosong, kemudian simpan dan beri nama file misalnya DATA, contoh table seperti gambar dibawah ini.

Data Surat gabungan

Keterangan Surat berdasarkan Gambar. Nomor urut 1 dan 2 merupakan surat undangan pembukaan, untuk nomor 3 dan 4 sebagai surat permohonan menjadi Narasumber. Itu untuk dua surat yang berbeda.

Langkah selanjutnya adalah buka file surat yang sudah di siapkan.

Klik Menu Mailings

Klik Select Recipients

Pilih Use an Existing List

Mailings

Pada menu Select Data Source, cari file DATA yang disimpan tadi.

Masih di menu Mailings. Letakkan Mouse setelah Nomor : ….. (1) sebelum /BE/TE/08/2019.

Klik Insert Merge Field kemudian pilih Nomor Surat

(yang muncul <>) untuk melihat hasilnya Klik menu Preview Results. Sudah muncul nomor surat.

Mail Merge

Seperti itulah cara menampilkan data yang ada di File DATA. Selanjutnya lakukan hal yang sama untuk item lainnya.

Letakkan mouse pada tanggal (2). Pilih Tanggal yang berada di bawah No Surat.

Kemudian letakkan mouse setelah Lampiran : (3) Pilih Lampiran

Selanjutnya pada (4) Perihal, lakukan hal yang sama juga.

Di bawah Yth (5) pilih Kepada

Untuk uraian kegiatan klik setelah pada tujuan pelaksanaan kegiatan (6).

Untuk isi surat lain yang isinya tidak berubah-ubah tidak perlu pakai Mail Merge.

Satu format surat sudah selesai. Jika ingin melihat atau print dengan tujuan surat yang kedua tinggal klik Next Record yang berada di Preview Results.

Dibawah ini contoh format surat menjadi Narasumber yang di data pada nomor urut 3 dan 4.

Surat Narasumber Mail Merge

Kesimpulan untuk Microsoft Word

Dalam satu file bisa lebih banyak bentuk surat walaupun berbeda type atau keperluan. Namun untuk input data cukup di satu file, yaitu file data. Pada saat mau di print tinggal pilih halaman surat yang dimaksud saja.

Silahkan buat beberapa surat yang berbeda dan simpan dalam satu file. Isi Merge hanya pada yang dibutuhkan saja.

Jika Surat tidak dalam satu file atau berbeda-beda file bagaimana? Itu tidak masalah, file berbeda juga bisa, Mail Merge tetap bisa di fungsikan selama ada data, sumber data surat cukup satu.

Di Microsoft Word data dapat dibuat dalam bentuk kolom terbatas. Karena terbatas margin yang tidak dapat menampilkan banyak kolom. Untuk file data yang banyak dapat menggunakan Microsoft Excel.

Membuat Data di Microsoft Excel

Di Microsoft Excel hanya buat data, sedangkan untuk surat tetap di Microsoft Word.

Di Microsoft Excel data dapat dibuat dalam bentuk banyak kolom, tidak hanya sebatas fungsi untuk surat saja.

Dengan Excel bisa buat data seperti kontrak pekerjaan yang banyak menganduk item isi kontrak, karena memiliki margin yang tidak terbatas.

Proses untuk memunculkan data Mail Merge sama persis seperti data dengan format Microsoft Word.

Namun untuk tanggal harus dalam format teks. Jika menggunakan format tanggal yang di excel maka akan muncul dengan format dd/mm/yy di word.

Uraian bulan yang muncul dalam bentuk angka, seharusnya untuk surat harus dalam bentuk huruf.

Begitu juga nanti dalam bentuk mata uang. Di excel jelas dapat dibaca jumlah besaran nilai karena muncul tanda baca. Sedangkan di word langsung nominal tanpa ada tanda koma.

Jadi untuk pengetikan tanggal dan nominal nilai uang harus dalam bentuk teks.

Itulah cara membuat surat dengan mail merge yang dapat kami bagi atas dasar pengalaman. Semoga artikel ini bermamfaat, terima kasih.

Vudeo Surat Mail Merge

Add a Comment

Your email address will not be published.