Cara Mudah Membuat Rumus Absensi

Cara mudah membuat rumus absensi dengan Excel secara otomatis. Menggunakan rumus membuat semua pekerjaan lebih akurat dan terhindar dari banyak kesalahan yang mungkin saja terjadi pada saat anda mengetik. Setiap absensi atau daftar hadir baik pada kegiatan atau lain sebagainya yang memuat peserta pasti berbeda waktu, hari atau jam pelajaran. Dengan menggunan rumus excel itu semua akan menjadi lebih mudah tanpa harus selalu mengedit pada setiap jam pelajaran.

Artikel ini menjelaskan cara membuat rumus excel untuk absensi kegiatan. Karena pada sebuah kegiatan menampilkan tanggal, hari, jam pelajaran, materi dan narasumber yang memberikan materi. Dengan menampilkan itu semua membuat sebuah daftar hadir lebih lengkap untuk dapat dipertanggungjawabkan oleh panitia pelaksana kegiatan.

(Baca juga Cara Membuat Rumus Vlookup, Cara Membuat Rumus Hlookup dan Cara membuat rumus sertifikat)

Yang harus dipersiapkan sebagai data adalah seperti biasanya sebuah data berupa jadwal kegiatan yang menampilkan semua kegiatan mulai dari tanggal, waktu, materi dan narasumber. Data yang kedua berupa format absensi atau daftar hadir seperti biasa, selain nama peserta juga menampilkan Hari / Tanggal, Waktu, Materi dan Narasumber.

Format Daftar Jadwal Kegiatan

Buat sebuah format seperti contoh gambar ini untuk menyamakan format pengisian rumus.

Cara Mudah Membuat Rumus Absensi

Pada gambar menampilkan contoh jadwal kegiatan selama dua hari kegiatan dengan materi dan narasumber yang berbeda. Dan menampilkan dua tabel waktu, yaitu waktu mulai pelajaran satu lagi waktu berakhir pelajaran. Formatnya nanti menjadi 8 lembar sesuai dengan jam pelajaran, materi dan narasumber. Untuk lebih jelas tutorialnya bisa nonton melalui Youtube di SINI.

Format Absensi atau Daftar Hadir

Rumus Absensi Excel

Format absensi yang sederhana tersebut menampilkan rumus hanya pada lima kolom seperti penjelasan diatas. Untuk indentitas peserta bisa diketik manual karena biasanya peserta tidak ada perubahan data. Rumus hanya di isi pada kolom C4, C5, C6, C7 dan E21.

Di kolom H pada gambar tertulis Cetak Nomor 1, itu merupakan kolom untuk memanggil data per jam pelajaran yang akan di print. Hari, waktu, materi dan nama narasumber akan muncul setiap jam pelajaran menurut nomor urut di sheet jadwal.

Cara pengisian dan format rumus absensi sebagai berikut:

Ketik rumus pada kolom C4
=IF(VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;2)<>0;VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;2);””)

Ketik rumus pada kolom C5
=”PukulĀ  “&TEXT(VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;3);”hh:mm”)&” sd “&TEXT(VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;4);”hh:mm”)&” WIB”

Ketik rumus pada kolom C6
=IF(VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;2)<>0;VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;5);””)

Ketik rumus pada kolom C7
=IF(VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;2)<>0;VLOOKUP($H$3;JADWAL!$A$2:$F$10;6);””)

Ketik rumus pada kolom E21
=”Nama Kota, “&TEXT(C4;”[$-421]dd mmmm yyyy”)

Jika setelah pengisian rumus ada penambahan materi atau jam pelajaran maka pada sheet jadwal insert sebelum baris terakhir supaya data baru masuk dalam format absensi. Apabila disi dibawah data tanpa di insert maka data baru tersebut tidak terekam dalam rumus yang sudah dibikin sebelumnya. $A$2 merupakan awal dari kolom data yang terekamĀ  dalam rumus, $F$10 merupakan kolom terakhir yang terekam rumus. Boleh tidak insert jika ada penambahan data tapi harus merubah cell $F$10 ke kolom yang paling akhir anda isi di sheet jadwal.

Baca juga Fungsi IF dan Fungsi VLOOKUP

Untuk lebih jelas nonton Via Youtube cara membuat rumus absensi