Apakah anda pernah merasakan kerepotan saat print satu surat dengan tujuan yang berbeda? Juga seperti mencetak amplop dengan satu format namun berbeda tujuan? Atau mencetak amplop honor dengan berbeda nama?
Solusi yang tepat untuk proses yang cepat adalah dengan menggukan Format Mail Merge, program tersebut cukup buat satu format surat saja, kemudian akan tergabung melalui data yang sudah terisi dalam database Mail Merge.
Contohnya adalah seperti membuat surat undangan, isi surat sama tapi tujuan berbeda-beda, begitu juga untuk amplop surat atau amplop uang honor, tujuannya beda orang, yaitu beda nama namun format sama.
Jadi untuk satu format surat atau amplop bisa sekali print dengan banyaknya tujuan. Jika ada 100 tujuan atau nama? Bisa sekali print walau surat Cuma satu selembar, langsung tercetak sebanyak jumlah tersebut dengan tujuan atau nama penerima yang berbeda.
Kelebihan Menggabungkan Surat (Mail Merge)
Apa kelebihan Mail Merge? Mail merge yang ada di Word untuk menggabungkan surat atau amplop dengan format isi yang sama tapi memiliki tujuan yang berbeda.
Dengan format mail merge tersebut anda tidak perlu print satu persatu nama atau tujuan surat, cukup sekali enter langsung di print sejumlah tujuan yang ada dalam table database mail merge.
Sistem tersebut secara otomatis akan tercetak surat atau amplop dengan tujuan yang sesuai dengan data yang ada dalam database, tanpa harus kita control per lembar.
Format mail merge tidak hanya berfungsi untuk surat atau amplop saja, bisa juga untuk tujuan lain dengan format yang sama seperti sertifikat, Berita Acara, undangan dan lain sebagainya.
Baca Juga Cara Membuat Rumus Sertifikat
Dua pembahasan tentang Mail Merge
- Membuat Database dan format Mail Merge
- Cara Print surat yang banyak dengan Mail Merge
Simak tutorial berikut tentang Cara Print surat yang banyak dengan Mail Merge, cuma sekali print langsung tercetak sesuai data yang terisi dalam database. Cara tersebut dapat menghindari anda dari kelupaan tujuan alamat surat.
Membuat Database dan format Mail Merge
Sebelumnya perlu membuat sebuah format mail merge. Format mail merge tidak begitu sulit, cukup membuat beberapa table data sesuai dengan tujuan seperti maksud surat atau amplop.
Untuk table data yang singkat bisa membuat di word, kalau datanya terlalu banyak silahkan membuat di excel, karena excel memiliki banyak kolom, kalau word sangat terbatas.
Jadi mail merge memiliki dua file, pertama table data dan kedua file surat atau format amplop. Surat atau amplop akan memiliki link ke data yang sudah terprogram melalui mail merge.
Jika belum tau silahkan baca artikel sebelumnya tentang Cara Membuat Surat Mail Merge. Selesaikan proses tersebut agar tidak terjadi kesalahan atau format error.
Cara Print surat yang banyak dengan Mail Merge
Ikuti Cara Print satu format surat atau amplop dengan sekali klik print, hasilnya akan keluar banyak surat yang sama tapi dengan isi atau tujuan yang berbeda sesuai dengan yang ada dalam database.
Setelah membuat mail merge seperti pada nomor 1 lakukan Langkah-langkah berikut ini
- Di halaman yang ingin di cetak klik Menu Mailings pada tab Home
- Klik Finish & Merge
- Kemudian pilih menu Print Documents
Atau cara cepatnya tekan Alt+Shift+M di Keyboard, cara tersebut tidak berfungsi kalau belum di buat Mail Marge.
Berikut tampilan menu Merge to Printer
- Bila ingin mencetak seluruh data yang ada dalam table klik ALL
- Kalau ingin mencetak Sebagian silahkan isi nomor sesuai yang anda inginkan di kolom From dan To
- Klik OK
Silahkan menunggu hasil sambil anda bebas menyelesaikan pekerjaan lainnya.
Baca Juga Cara Membuat Rumus Amplop Honor
Dengan adanya program tersebut siapa saja dapat menggunakan untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan dan menghindari dari kelupaan.
Cepat kerja yang dimaksud adalah mencetak tanpa harus print satu-satu lembar. Dan dengan program tersebut dapat mengisi semua data tujuan, dengan begitu dapat meminimalisir kelupaan saat di cetak.
Ternyata tidak hanya excel yang memiliki banyak kemudahan, word juga tidak kalahnya, banyak memudahkan kerja kita dalam mengolah dokumen persuratan atau sejenisnya.
Mamfaatkan fasilitas yang ada untuk memudahkan pekerjaan anda agar penyelesaian pekerjaan tepat waktu dan inti dari itu adalah menghasilkan dokumen yang falid.
- Penjumlahan Otomatis Di Excel Dengan Cepat
- Bagaimana Cara Menghapus Tanda Baca atau Penghubung di Excel
- Cara Cepat Membuat Nomor Urut di Excel +1000 Sekali Enter
- Cara Menyembunyikan atau Menampilkan Menu Ribbon di Excel
- Cara Mengubah Warna Sheet di Excel
